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In den letzten Tagen berichten zahlreiche Zeitungen über den Einsatz von Rohrpost im Kanzleramt, eine Technik aus der Mitte des 19. Jahrhunderts. Laut eines initialen Artikels der Saarbrücker-Zeitung (Artikel in der Saarbrücker Zeitung)  werden täglich rund 120 Vorgänge innerhalb des Kanzleramtes per Rohrpost verschickt.  Dorothee Bär, Staatsministerin für Digitalisierung im Kanzleramt, sieht die Rohrpost aus Kostengründen derzeit als alternativlos an, bis die elektronische Akte umgesetzt ist. Die Argumentation ist auch durchaus nachvollziehbar. Allerdings sollte die elektronische Akte in allen Ministerien bis zum 1.1.2020, also in 10 Monaten, umgesetzt sein. Doch laut ARD Tagesschau wird noch nicht einmal die Hälfe der Ministerien, inkl. Kanzleramt,  die vollständige Umsetzung bis zu diesem Termin schaffen. (Zum Artikel auf Tagesschau.de)

Inhaltlich und politisch möchten wir an dieser Stelle die genannten Nachrichten nicht bewerten. Wir nehmen sie aber gerne zum Anlass, um ein paar Rückschlüsse für Digitalisierungsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen zu ziehen.

 

7 Tipps für Projekte rund um die digitale Transformation

1. Digitalisierung braucht Zeit – fangen Sie rechtzeitig an!

Die Digitalisierung der deutschen Ministerien wurde schon 2013 beschlossen. Auch wenn der deutsche Staat sicher nicht der schnellste in der Umsetzung von Projekten ist, so zeigt das Beispiel dennoch, dass Digitalisierung Zeit benötigt. Die Umstellung ist ja nicht einfach mit der Anschaffung einer neuen Technik getan. Ganz im Gegenteil: Wenn man es richtig macht, müssen zunächst Ziele definiert, der aktuelle Stand sowie die Anforderungen ermittelt und ein Digitalisierungs-Konzept erstellt werden. Der Nutzen für Ihr Unternehmen sollte dabei im Vordergrund stehen. Anschließend folgt die Umsetzung und Implementierung, die je nach Umfang und Anzahl der Beteiligten und Betroffenen ebenfalls erhebliche Zeit in Anspruch nimmt. Unterschätzen Sie dabei auf keinen Fall den Faktor Mensch und nehmen Sie alle Beteiligten auf der Reise in die digitale Welt mit. Sonst besteht die Gefahr, dass der gewünschte Nutzen nicht erreicht wird und eher Nachteile für ihr Unternehmen entstehen. Die digitale Transformation unter Zeitdruck durchzuführen, empfiehlt sich folglich nicht. Beschäftigen Sie sich daher rechtzeitig mit dem Thema der digitalen Transformation und nicht erst, wenn es die technologische Entwicklung in Ihrer Branche, interne und externe Faktoren oder einfach der Konkurrenzdruck erfordern.

2. Digitalsierungsmaßnahmen müssen gut geplant sein!

Schon allein aus den oben genannten Gründen braucht jede digitale Transformation einen Plan, gerade wenn viele Menschen beteiligt sind.  Vor allem aber auch, weil Digitalisierung nicht gleich Digitalisierung ist. Wir sprechen ja nicht ohne Grund von digitaler Transformation. Denn es wäre vergleichsweise einfach, bestehende analoge Vorgänge 1:1 durch technische Lösungen zu ersetzen. Doch dies ist meist nicht der beste Weg. Stattdessen macht es viel mehr Sinn, die Prozesse und die gewünschten Ergebnisse in Ihrem Unternehmen zu betrachten, vor dem Hintergrund digitaler Möglichkeiten zu optimieren und dann mit der dafür besten technischen Lösung umzusetzen. (in einem zukünftigen Artikel zum Unterschied von Digitalisierung und digitaler Transformation gehen wir darauf noch mal genauer ein)

3. Manchmal macht es Sinn, ältere Technik noch etwas länger zu nutzen.

Wie auch am Beispiel der Rohrpost im Bundeskanzleramt erkennbar ist, macht es manchmal mehr Sinn, ältere Technik noch etwas länger zu nutzen. Die Gründe hierfür liegen vor allem in dem Stand technischer Entwicklungen, in Sicherheitsaspekten, im Kosten-/Nutzenverhältnis oder auch darin, dass umfassendere Lösungen mehr Zeit zur Umsetzung benötigen, aber unter dem Strich dann deutlich besser und effizienter sind.

4. Integrierte und vernetzte Lösungen sind besser, als “Insel-Lösungen”

Wir erleben immer wieder, dass in unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Abteilungen gleichzeitig völlig voneinander getrennte Digitalisierungsprojekte verfolgt werden. Dies führt häufig zu digitalen “Insel-Lösungen”, die zum Beispiel durch fehlende Schnittstellen später nicht miteinander kompatibel sind. Dadurch sind erneute Medienbrüche in Prozessen vorprogrammiert. Nehmen Sie sich daher erneut Zeit, um sich einen Überblick über die anstehenden Digitalisierungsmaßnahmen und Bedarfe der einzelnen Abteilungen zu schaffen.  Dadurch erhöhen Sie nicht nur den Nutzen der Digitalisierung für Ihr Unternehmen, sondern senken unter Umständen durch Synergieeffekte auch erheblich die Kosten der digitalen Transformation.

5. Digitalisierung ist Chefsache und braucht einen klaren Fokus!

Die digitale Transformation kann nicht nebenbei erfolgen, sondern braucht einen klaren Fokus und die 100%ige Unterstützung der Chefetage. Ohne diese Voraussetzungen verlaufen Digitalisierungsprojekte häufig im Sand, entfalten nicht ihr volles Potenzial oder erzielen bei weitem nicht den gewünschten Nutzen. Digitalisierung erfordert die volle Unterstützung der Chefetagen – als Treiber der digitalen Transformation und als Vorbild für alle anderen Mitarbeiter. Externe Berater wie wir übernehmen dabei die Durchführung der erforderlichen Arbeiten, überwachen die anstehenden Aufgaben und den Fortschrittsprozess,  haben den unabhängigen Blick von Außen und stehen auch den Beteiligten Personen als neutrale Ansprechpartner zur Verfügung.

6. Achten Sie auf Sicherheit! Sonst landen auch Ihre Daten bei anderen.

Die Rohrpost im Bundeskanzleramt kann man nicht hacken und sie ist abhörsicher. Angeblich hat sich die Nutzung seit dem NSA-Skandal im Jahr 2014, bei dem auch das Handy der Kanzlerin abgehört wurde, wieder erhöht. Gerade an diesem Beispiel zeigt sich, dass man den Versand von Dokumenten nicht so einfach auf eine ungesicherte Email umstellen sollte. Die Digitalisierung bringt neben den Vorteilen auch zahlreiche Sicherheitsrisiken mit sich, die individuell für Ihr Unternehmen betrachtet und bewertet werden sollten. Hierbei geht es bei weitem nicht nur um Datenklau und Industriespionage – viel wichtiger sind unter anderen zunächst Risiken im Bereich Akzeptanz und Umsetzbarkeit durch die Mitarbeiter, Ausfallsicherheit sowie die Gefahr von Datenverlust.

7. Verschlafen Sie die Digitalisierung nicht! Sonst sind andere schnell attraktiver.

Wenn Sie zu spät anfangen, sich mit dem Thema der Digitalisierung zu beschäftigen, kann dies unter anderem zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen Ihrer Mitbewerber führen. Manchmal verschwinden sogar ganze Branchen aufgrund des technologischen Fortschritts (Videotheken wurden zum Beispiel durch Video-on-demand ersetzt). Auch unter dem Aspekt des Fachkräftemangels und der Attraktivität für Mitarbeiter kann ein fortgeschrittener Digitalisierungsprozess von Vorteil sein. Deutschland steht übrigens zur Zeit nur auf Platz 20/21 im Vergleich zum Digitalisierungsstand anderer Staaten. Spanien, Frankreich, Dänemark und auch kleine Staaten wie Estland sind da schon deutlich weiter, wie ein Bericht des Handelsblattes zeigt: Zum Bericht vom Handelsblatt.Einige Deutsche gründen Ihre Unternehmen schon nicht mehr in Deutschland, sondern werden e-Residents in Estland wo die Unternehmensgründung und die damit verbundenen Kosten deutlich geringer sind. Hier kann man fast alles online erledigen. Zum Bericht der Wirtschaftswoche

 


Quellennachweis:

Ausgewählte Zeitungsartikel:
Saarbrücker Zeitung: https://www.saarbruecker-zeitung.de/nachrichten/politik/inland/in-merkels-kanzleramt-setzt-man-auch-in-zeiten-der-digitalisierung-auf-die-rohrpost_aid-38218975
Spiegel Online: https://www.spiegel.de/politik/deutschland/dorothee-baer-warum-das-kanzleramt-auf-die-rohrpost-setzt-a-1263770.html
Tagesspiegel: https://www.tagesspiegel.de/politik/technik-aus-dem-19-jahrhundert-digital-staatsministerin-erklaert-notwendigkeit-von-rohrpost-im-kanzleramt/24240104.html

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